Die E-Rechnung ist im B2B-Geschäft Pflicht geworden – doch um Formate, Fristen und Übertragungswege ranken sich viele Missverständnisse. Hier finden Sie die Fakten, verständlich erklärt und ohne Fachchinesisch.
Stand: August 2026 · Rechtslage DeutschlandFrist im Blick: Für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz endet die Übergangsfrist am 31.12.2026 – ab dann sind E-Rechnungen im B2B Pflicht. Jetzt beraten lassen →
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Verkehr verbindlich gemacht (§ 14 UStG). Entscheidend: Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter XML-Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch verarbeiten kann.
Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe und Umsatz. Ein E-Mail-Postfach allein reicht formal, sinnvoll verarbeiten kann die Daten aber nur das ERP-System.
Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre B2B-Ausgangsrechnungen als E-Rechnung stellen. Papier und einfache PDFs sind nur noch bis Ende 2026 zulässig.
Ab dem 1.1.2028 enden die Übergangsfristen vollständig: Dann gilt die Pflicht zur elektronischen Ausgangsrechnung im B2B-Geschäft für alle Unternehmen – auch unterhalb der Umsatzgrenze.
Kurz gerechnet: Liegt Ihr Umsatz über 800.000 €, bleiben bis zur Sendepflicht nur noch wenige Monate. Ein ERP-Projekt zur E-Rechnung braucht – inklusive Test mit echten Kundenrechnungen – erfahrungsgemäß mehrere Wochen Vorlauf.
XRechnung, ZUGFeRD und Peppol verständlich erklärt: Was hinter den drei Begriffen steckt, welches Format wann das richtige ist, alle Fristen in der Übersicht und Antworten auf die häufigsten Fragen aus der Praxis – kompakt auf vier Seiten.
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Die gute Nachricht zuerst: Ihre Rechnungsdaten liegen bereits strukturiert im ERP-System. Die Aufgabe ist „nur", daraus normkonforme E-Rechnungen zu erzeugen – und genau hier unterscheiden sich die Ausgangslagen.
Aktuelle BC-Versionen bringen mit den E-Belegen (E-Documents) eine solide Grundlage mit. In der Praxis bleiben aber oft Lücken: länderspezifische Anforderungen, Besonderheiten im Beleglayout, Sammel- und Anzahlungsrechnungen oder die Peppol-Anbindung wollen sauber eingerichtet und getestet sein.
Ältere NAV-Versionen (2013–2018) kennen die deutschen E-Rechnungsformate nicht. Ein Umstieg auf Business Central ist mittelfristig der richtige Weg – bis dahin lässt sich der E-Rechnungs-Export in NAV nachrüsten, sodass Sie die Fristen einhalten und die Migration in Ruhe planen können.
Hinweis: Diese Seite gibt den Rechtsstand August 2026 nach bestem Wissen wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrer individuellen Situation erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Genannte Fristen: Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108), § 14 UStG.